Politik for behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering
Når du søger en ledig stilling hos Domea.dk eller hos en af vore administrerede boligselskaber, behandler vi dine oplysninger. Du kan her læse om, hvordan Domea.dk behandler oplysninger om dig i rekrutteringsprocessen.
Domea.dk er dataansvarlig
Domea.dk er dataansvarlig overfor behandling af personoplysninger om ansøgere, der søger ledige stillinger hos Domea.dk eller hos en af vores administrerede boligselskaber. Du kan til enhver tid rette henvendelse til Domea.dk, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger.
I særlige tilfælde er Domea.dk databehandler
I særlige tilfælde er Domea.dk databehandler for de boligselskaber, som søger en kandidat til en ledig stilling. Det betyder, at Domea.dk i visse rekrutteringsprocesser behandler dine personoplysninger på vegne af et boligselskab. Ønsker du at vide mere om, hvorvidt Domea.dk er dataansvarlig eller databehandler, bedes du kontakte Domea.dk. Du finder vores kontaktoplysninger nederst på siden.
Formål med behandlingen
Behandling af din ansøgning
Når du ønsker at i betragtning til en ledig stilling hos Domea.dk eller en af vore administrerede boligselskaber, behandler vi dine oplysninger for at foretage vurderingen af, om du er det rette match til stilling.
Opbevaring af din ansøgning i en periode
Din ansøgning opbevarer vi i en periode efter rekrutteringsprocessen er afsluttet af hensyn til dokumentation og evt. med henblik på senere ansættelse. Du kan læse mere om dette under punktet ”Sletning”.
Personoplysninger og behandlingsgrundlag
Oplysninger, der fremgår af din ansøgning og dit CV m.v. samt offentligt tilgængelige oplysninger
Vi behandler de oplysninger, som du giver os i forbindelse med din ansøgning. Oplysningerne er derfor typisk dit navn og kontaktoplysninger, samt oplysninger om uddannelsesniveau, alder, erfaring, familiemæssige forhold m.m.
Derudover vil vi ofte søge yderligere oplysninger om den ansøger eller de ansøgere, som vi skønner, er bedst kvalificeret. I den forbindelse søger vi i relevant omfang tilgængelige oplysninger fra internettet, herunder fra sociale medier.
Retsgrundlaget for behandlingen er vores legitime interesse, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), idet vi behandler oplysningerne med henblik på at behandle din ansøgning.
Derudover behandler vi dine oplysninger på baggrund af dit samtykke, særligt med henblik på opbevaring af dine oplysninger i op til 6 måneder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).
Oplysninger, der fremgår af personlighedstests m.v.
I visse tilfælde beder vi dig også om at gennemføre en personlighedstest, adfærdsprofil e.l., hvor dit testresultat bliver anvendt til at vurdere din egnethed til stillingen. Testene gennemføres typisk efter vi har gennemført den første samtale. Formålet med testene er at belyse dine personlige egenskaber/din adfærd, så vi har et udgangspunkt for en dialog om dine personlige styrker, svagheder og udviklingsområder.
Testen leveres af eksterne samarbejdspartnere, som behandler oplysninger om dig på vores vegne inden for rammerne af den databehandleraftale, vi har indgået. Testen vil aldrig stå alene, men indgå i det samlede grundlag for udvælgelsen af den rette kandidat til stillingen. Du vil altid modtage en personlig tilbagemelding. Retsgrundlaget for behandling af disse oplysninger er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).
Oplysninger om dit helbred
I helt særlige tilfælde kan vi behandle oplysninger om dit helbred, såfremt det er nødvendigt i rekrutteringsprocessen. Dette vil dog typisk alene dreje sig om ansættelse i forbindelse med fleksjob. Retsgrundlaget for behandling af dine helbredsoplysninger i rekrutteringsprocessen vil som udgangspunkt alene ske på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b). I visse tilfælde kan behandlingen også ske uden dit samtykke, såfremt det sker af hensyn til vores overholdelse af vore arbejdsretlige forpligtelser, jf. databeskyttelseslovens §12, stk. 1.
Oplysninger, der fremgår af straffe- og børneattester
I visse tilfælde vil vi bede dig om at fremvise en straffeattest. Dette vil typisk ske i forbindelse med en 2.-samtale, hvor vi beder dig om at rekvirere din straffeattest fra Politiet og medtage til ansættelsessamtalen. Vi opbevarer ikke din straffeattest, men registrerer alene i vore systemer, at attesten er fremvist og godkendt.
Retsgrundlaget for registreringen er vores legitime interesse, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), idet vi registrerer, at straffeattesten er fremvist af hensyn til overholdelse af interne procedurer om ansættelse af medarbejdere i betroede stillinger eller andre stillinger, hvor vi stiller krav til en ren straffeattest.
I visse tilfælde er vi forpligtet til at indhente en børneattest på medarbejdere i særlige personalegrupper. Dette gælder jf. børneattestloven for personer, der som led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år, eller som led i udførelsen af deres opgaver færdes fast blandt børn under 15 år og derved har mulighed for at opnå direkte kontakt med disse børn. Det gælder dog alene, når ansættelsesforholdet har karakter af fast tilknytning.
Retsgrundlaget for behandling af oplysninger, der fremgår af en børneattest er dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens §8, stk. 3 (for oplysninger om strafbare forhold), databeskyttelseslovens §11, stk. 2, nr. 2 (for oplysninger om dit personnummer) og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) (for oplysninger om dit navn, kontaktoplysninger og andre almindelige kategorier af oplysninger). Ønsker du ikke at afgive dit samtykke, kan vi ikke behandle din ansøgning.
Referencer fra tidligere arbejdsgivere o.l.
I tilfælde af at vi gerne vil indhente referencer fra tidligere eller nuværende arbejdsgiver(-e) o.l., beder vi dig først om samtykke til at indhente oplysningerne. Vi kan indhente oplysninger om dit virke ved tidligere arbejdspladser, herunder eksempelvis oplysninger relateret til arbejdsopgaver, kompetencer og performance, personlig fremtræden og samarbejdsevner, samt baggrunden for, at du ikke længere er eller ikke længere ønsker at være tilknyttet den pågældende arbejdsgiver.
Retsgrundlaget for behandlingen af oplysningerne er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Ønsker du ikke at afgive dit samtykke, kan konsekvens være, at din ansøgning ikke kan behandles.
Andre modtagere af dine oplysninger
Som udgangspunkt videregives dine oplysninger ikke til andre modtagere. I tilfælde af, at vi er forpligtet til at indhente en børneattest, vil dine oplysninger dog blive videregivet til Politiet i forbindelse med indhentningsprocessen. Derudover kan vi udveksle oplysninger, som vi har modtaget i forbindelse med rekrutteringsprocessen, med det boligselskab, som søger en kandidat til en ledig stilling.
Sletning
Vi opbevarer dine oplysninger i op til 6 måneder efter, at rekrutteringsforløbet er afsluttet. Oplysningerne opbevarer vi med henblik på at dokumentere korrekt sagsbehandling i rekrutteringsprocessen. Derudover opbevarer vi dine oplysninger af hensyn til eventuelt at kunne tilbyde dig en tilsvarende ledig stilling på et senere tidspunkt, hvis du har givet os dit samtykke til det. Særligt for straffe- og børneattester gælder dog, at vi sletter disse, så snart vi har registreret, at disse er uden anmærkninger. Vi opbevarer således ikke straffe- og børneattester i vore systemer eller i fysiske arkiver, og vi registrerer ingen oplysninger om strafbare forhold, som eventuelt måtte fremgå af disse attester.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder. Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, bedes du kontakte os.
Retten til at trække dit samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. Dit samtykke afgives frivilligt. Vær dog opmærksom på, at hvis du ikke ønsker at afgive dit samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, vil det betyde, at din ansøgning som udgangspunkt ikke kan behandles.
Retten til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Kontaktoplysninger
Domea.dk
Oldenburg Allé 3
2630 Taastrup
76 64 64 64
kundeservice@domea.dk