Bestyrelsesmedlemmer i Domea.dk kender ”Det digitale bestyrelsesrum” fra deres hjemmeside. Her kan de med deres bestyrelses log-in bl.a. få adgang til en oversigt over økonomien og dokumenter fra bestyrelsesmøder. Men det skal være endnu lettere at tilgå disse dokumenter – også selvom du ikke lige sidder foran en computer eller har adgang til internettet.

Derfor er Domea.dk i gang med at teste en løsning, hvor du via en applikation (app) kan hente dokumenterne over på en iPad og tilgå dem, uanset hvor du er – også når du ikke har adgang til internettet. Det er smart, fordi der i mange bestyrelseslokaler er ustabil eller slet ingen internetadgang. En anden fordel ved løsningen er, at du på iPad´en kan skrive bemærkninger til indholdet i dokumenterne, som du kan gemme.

Økonomisk – men også godt for miljøet

Lars Nielsen er bestyrelsesformand i Boligselskabet Rosenvænget, og han været med til at teste og udvikle løsningen. Jeg møder ham til en snak på det nye servicecenter i Frederikssund, og han forklarer, at de er gået hele vejen i hans bestyrelse.

- Alle i vores bestyrelse er blevet udstyret med en iPad, så vi kan holde papirløse møder. Det har været en udskrivning at indkøbe iPads, men jeg er sikker på, at det hurtigt tjener sig ind i besparelser på papir og printere. Tidligere når vi holdt møder, printede vi bunkevis af papirer, som vi slæbte med. Og det har altså kostet et par printere, fordi de simpelthen er brændt sammen.

Det økonomiske aspekt er dog ikke den eneste grund til, at de i Rosenvængets bestyrelse er glade for løsningen.

- I vores organisation har vi en kultur, der siger, at vi vil tage hensyn til miljøet, og det forsøger vi at efterleve helt ned i det små.

Og der er iPad-løsningen et godt skridt på vejen.

Satte sit aftryk på løsningen

Lars Nielsen har været bestyrelsesformand i Boligselskabet Rosenvænget i fire år og bestyrelsesmedlem endnu længere. Derudover er Lars en del af Domea.dks bestyrelse, og det var her ideen til det papirløse bestyrelsesarbejde opstod og først blev afprøvet.

- Jeg synes, at det har været spændende at udvikle den nye løsning, fordi mange har været med til at give input. Der har været god dialog og samarbejde hele vejen igennem, fortæller Lars.

I udviklingsfasen efterlyste Lars, at man kunne lave notater til dokumenterne direkte på sin iPad, og det blev der lyttet til, så det nu er en del af løsningen. Lars kan i det hele taget se mange fordele i at bruge en iPad.

- Jeg synes, at det er nemmere at arbejde på en iPad end en bærbar computer. På iPad´en kommer man ikke så nemt til at slette noget, der ikke skal slettes. Og så er den nemmere at håndtere, fordi den er så lille og kompakt. Du kan jo ligge på sofaen og besvare mails – det er luksus, tilføjer Lars og smiler.

Lunken i starten

Begejstringen har dog ikke altid været lige mærkbar hos organisationsformanden i Rosenvænget. I starten var han lidt ”lunken” på ideen om papirløse møder, men nu kan han ikke forestille sig at afholde et bestyrelsesmøde med fysiske dokumenter.

- Jeg synes mødeafviklingen fungerer rigtig godt ved brug af iPad´en. Og det var også derfor, at jeg meldte vores bestyrelse til at være testpiloter på projektet.

Nu har Rosenvængets bestyrelse fået undervisning i at bruge løsningen, og medlemmerne synes, det er nemt. Men selvom Lars er entusiastisk, mener han også, at vi skal være opmærksomme på, at der stadig er en masse papirer som ikke opbevares elektronisk, fx breve.

- Så alle mapperne med de printede papirer, som mange bestyrelser har stående, slipper vi nok ikke af med lige med det samme, men det er nok kun et spørgsmål om tid, smiler Lars.

Hvad siger forretningsudvikleren? 

Lars Peter Lundstrøm er forretningsudvikler i Domea.dk og ansvarlig for iPad-løsningen

Formålet med udviklingsprojektet med iPad var at lette arbejdet for to målgrupper samtidig, nemlig:

  • Bestyrelsesmedlemmerne, der skal kunne hente mødemateriale fra de digitale bestyrelsesrum til sin iPad
  • De administrativt ansatte, der hurtigere kan betjene organisationsbestyrelserne ved udarbejdelse af mødemateriale

For bestyrelsesmedlemmer betyder det, at hvert enkelt medlem får adgang til sin egen elektroniske postkasse. Med to klik kan de hente alle dokumenter og kommentere materialet.

De administrativt ansatte skal ikke længere printe og udsende mødemateriale til de bestyrelser, der anvender løsningen. I stedet lægger de materialet op i medlemmernes elektroniske postkasse. Herfra henter et nyt it-system (kaldet det elektroniske postbud) selv dokumenterne og skyder disse ud til medlemmernes elektroniske postkasse.

Vi har efter et grundigt forarbejde valgt at benytte en allerede eksisterende app, da den imødekommer behovene og er billig sammenlignet med, hvis vi selv skulle have udviklet en helt ny løsning. Så det eneste, man behøver, er, at downloade en app til sin iPad for at ”modtage” dokumenterne. App´en hedder PDF Expert 5 og koster 65 kr.

Projekt iPad

Ideen bag iPad-løsningen er at give bestyrelsernes medlemmer mulighed for at holde papirløse møder via iPad´en, som er nem at have med sig og kan indeholde store mængder dokumenter, så man ikke skal slæbe rundt på dokumenterne i fysisk form.

Det sparer tid og penge, at man ikke skal printe papirerne og sende dem rundt til bestyrelsens medlemmer. Vi håber, at løsningen vil være en kæmpe hjælp til bestyrelserne, ved at man kan skrive bemærkningerne til dokumenterne og tilgå dem uden at have internetadgang.

Domea.dk kører frem til sommer som et pilotprojekt, hvor løsningen testes af 7-8 bestyrelser og planen er herefter justeringer af løsningen før den endelige udrulning ved udgangen af 2014.