Pleje af udearealer er en stor post på budgettet hos MNV Bolig. Derfor har det længe været et ønske at få et samlet digitalt overblik – det vil sige over alt fra, hvor meget hæk der skal klippes, hvor mange p-pladser der skal sneryddes, til hvor der er ledige arealer til fx nye skure osv.
Med hjælp fra droneteknik har MNV Bolig fået lavet en præcis arealoptegning og gennemgående digitalisering af alle deres udearealer. Og det blev startskuddet til at sende opgaverne i udbud – et udbud af en kaliber, som boligorganisationen ikke selv kunne løfte.
– Når man står med et udbud i den her størrelse, er det vigtigt, at det bliver lavet ordentligt. Kvaliteten af selve udbuddet spejler nemlig direkte den løsning, man ender med. Så jeg rakte ud til Domea.dk’s indkøbsafdeling og havde et fortræffeligt samarbejde med Niclas Shaheen Schmidt, som med sin ekspertise inden for strategisk indkøb hjalp os med at få lavet det helt rigtige udbudsmateriale, siger Bent Gordon Johansen, direktør i MNV Bolig.
Kombinationen af lokal viden og faglig ekspertise
Og netop forskelligheden i kompetencerne blev nøglen til succes. Hvor MNV Bolig bidrog med det lokale kendskab og en klar forståelse for det daglige behov, trådte Indkøbsafdelingen til med professionel erfaring i udbud, kontrakter og processtyring.
– Det var en stor fordel, at MNV Bolig allerede havde det digitale overblik. Det gjorde det meget lettere at lave et dækkende og præcist udbud. Samtidig var både Bent Gordon Johansen og hans driftsfolk helt tæt på udbudsprocessen. Og netop ved at kombinere deres praktiske viden og vores erfaring med at udforme og kvalificere udbud og tilbud stod vi rigtigt stærkt, siger Niclas Shaheen Schmidt.
To leverandører – én samlet løsning
Efter det gennemførte udbud har MNV Bolig nu indgået aftaler med to nye leverandører. Og det giver rigtig god mening, at der er valgt to og ikke kun én leverandør, både fordi boligorganisationen dækker et stort geografisk område – fra Kalundborg i vest til Jægerspris i nord og Ringsted i syd – men også fordi det giver en sund risikospredning at have flere samarbejdspartnere.
De to leverandører tager sig af både ’grøn pleje’ og ’vintertjenester’ som fx snerydning. At begge leverandører kan varetage begge sæsonopgaver, glæder Bent Gordon Johansen.
– Det er vigtigt for os, at vi understøtter, at leverandørerne kan tilbyde hele årsansættelser. Når de både har opgaver om sommeren og om vinteren, giver det deres medarbejdere en stabilitet i deres ansættelse og indkomst. At være med til at sikre det er et samfundsansvar, vi gerne vil støtte op om, siger Bent Gordon Johansen.
Væsentlige besparelser på budgettet
Ifølge Bent Gordon Johansen sparer de nu omkring en halv million kroner årligt som resultat af de nye leverandøraftaler. Og det glæder selvfølgelig direktøren for MNV Bolig meget. Men det, der nok glæder ham allermest, er perspektiverne i det samarbejde, boligorganisationen har med Domea.dk.
– Jeg vurderer, at vi med de nye leverandøraftaler på pleje af udearealerne ser ind i en besparelse på cirka 10 pct. af vores årlige udgifter – hvilket svarer til omkring en halv million kroner. Så ja, vi har selvfølgelig betalt for Domea.dk’s rådgivning og hjælp til udbuddet, men det er jo absolut peanuts i forhold til, hvad vi har sparet. Og for mig at se er det her også et vigtigt og et rigtig godt eksempel på, at selvom vi har valgt selv at stå for selskabsledelsen, kan vi stadig have stor glæde af at købe rådgivningsydelser hos Domea.dk – og få stor værdi ud af det gode samarbejde, siger han.