Sådan bliver overgangen fra UNIK til EG

I Domea.dk nærmer vi os en af de absolut største milepæle i det samlede digitale løft, som vi er i gang med. Om få uger – nærmere bestemt den 5. oktober - går vi over på EG Bolig for alle kunder med aftale om enten fuld- eller opdelt forretningsførelse.

EG Bolig er som bekendt vores nye digitale administrationsløsning og afløser UNIK Bolig4. Overgangen er en vigtig del af arbejdet med at skabe en mere fleksibel og tidssvarende digital platform, der kan understøtte vores forretning og vores kunders individuelle behov og ønsker.

– Det er en stor og kompleks opgave at udskifte vores administrationsløsning, og vi har stor respekt for opgaven. Erfaringerne fra arbejdet med Domea København som pilotkunde og vores testerfaring giver os gode forudsætninger. Det gør os bedre rustet til både at løse opgaven og håndtere de udfordringer, som ganske sikkert vil opstå undervejs, siger Jette Pilgaard Laursen, programchef.

To uger med ’frosne’ systemer

Som en vigtig del af forberedelserne er der planlagt en såkaldt frys-periode, som starter den 22. september og løber frem til den 5. oktober, hvor vi går over på EG Bolig. ’Frys’ betyder, at nogle systemer i de to uger vil blive lukket for nye registreringer og ændringer.

– Frys-perioden er en vigtig del af den kontrollerede overgang og nødvendig for, at vi har et stabilt udgangspunkt, når vi flytter data over i EG Bolig. Selvom vi kalder det ’frys’, kan der stadig arbejdes i de to uger. Men der vil være nogle opgaver, som skal løses på andre måder eller vente, til vi er over på EG Bolig, siger Jette Pilgaard Laursen.

Fordi arbejdsopgaver og behov er forskellige på tværs af organisationen, får både boligorganisationernes bestyrelser og medarbejdere i servicecentre og i Landscentret særskilt information om, hvordan frys-perioden påvirker de systemer, de bruger. Leverandører og beboere vil også blive informeret, da de på forskellige vis vil kunne blive berørt af frys-perioden.

Men helt overordnet drejer det sig om systemer, som trækker eller leverer data fra UNIK. De fleste af disse systemer vil fortsat være tilgængelige, men data vil ikke blive opdateret, før vi er over på EG Bolig. Det betyder, at visse opgaver skal udføres manuelt i frys-perioden og først kan gøres færdige, når administrationsløsningen er på plads. Det drejer sig fx om nye ind- eller fraflytninger, som ikke vil kunne registreres i de to uger. Alle andre systemer, som intet har med UNIK at gøre – som fx alle Microsofts produkter – vil være helt upåvirkede.

Udover at visse systemer således vil være ’frosset’, vil en større del af Landscentrets samlede ressourcer i den kommende periode være afsat til arbejdet med overgangen til EG Bolig. Det betyder, at der fortsat – og også i perioden umiddelbart efter overgangen – kan være længere svartider end normalt, og at opgaver, som ikke haster, vil blive skubbet.

Ekstra beredskab og hjælp at hente

Der er etableret et beredskab i alle relevante afdelinger, som dækker perioden fra frys til videre ind i den første tid efter overgangen – den såkaldte hypercare-periode. Beredskabet skal sikre, at alle ved, hvad de skal gøre, og hvem de skal kontakte, hvis de oplever udfordringer eller får behov for hjælp.

Hvis der opstår fejl, bliver de vurderet ud fra, hvor meget de påvirker såvel kunder som forretning. De mest kritiske problemer bliver prioriteret først, mens mindre fejl kan planlægges og håndteres løbende.

I Landscentret vil der desuden i de relevante afdelinger være en række ”EG-førstehjælpere”, som hurtigt kan hjælpe kolleger med spørgsmål om brugen af EG Bolig. Der er samtidig etableret en fast struktur for håndtering af de henvendelser, der kræver yderligere hjælp.

Et stærkere og mere fleksibelt digitalt fundament

– Den 5. oktober trykker vi på knappen, kan man lidt populært sige, og så er vi på EG Bolig. Men vi forventer ikke, at alt er perfekt fra dag ét. Derfor har vi planlagt en hypercare-periode, hvor vi har sikret både bemanding og en klar struktur, så vi hurtigt kan identificere og håndtere de udfordringer, der måtte opstå. På den måde kan vi reagere hurtigt og samtidig lære af de erfaringer, vi får med den nye løsning, siger Jette Pilgaard Laursen.

EG Bolig skal sammen med de øvrige digitale løsninger være med til at skabe et stærkere og mere fleksibelt digitalt fundament for vores medarbejdere og kunder.