Fælles indkøbsordning giver klækkelige rabatter

I efteråret 2019 gav en række af Domea.dk’s kunder hinanden håndslag på en aftale om en ny fælles indkøbsordning. Her ville man købe ind sammen for derved at udnytte den samlede volumen til at få en bedre pris og kvalitet. Samtidig blev de eksisterende leverandøraftaler gennemgået med en tættekam, genforhandlet og/eller sendt i udbud. Og det har virket efter hensigten, viser en ny opgørelse fra Domea.dk’s indkøbsfunktion.

De boligorganisationer, som har fuld implementering af de nye indkøbsaftaler, sparer nemlig nu i gennemsnit 600 kr. pr. lejemål årligt. Det lyder måske ikke af så meget, men for de fleste af Domea.dk’s kunder svarer det til en samlet besparelse på mere end 315.000 kroner om året. Og det er penge, der i stedet kan bruges til at sænke huslejen eller højne kvaliteten af den service, man tilbyder beboerne.

Der er, siden aftalen om solidarisk indkøb trådte i kraft i 2019, udbudt og genforhandlet en lang række service- og leverandøraftaler, herunder skadesservice og vagttelefon, vandbehandlingssystemer, vaskerier, elevatoreftersyn og rengøring. Og kort før årsskiftet blev der indgået, hvad der skulle vise sig at blive en særdeles attraktiv el-aftale, idet det lykkedes at fastlåse el-prisen, inden den for alvor begyndte sin himmelflugt.

- El-aftalen var helt klart en appelsin i turbanen. Det er der ingen grund til at lægge skjul på. Den gav en estimeret besparelse på ikke mindre end tre mio. kr. på servicecentrenes el-regninger i det år, der er gået. Men den er altså kun én af mange nye aftaler. Så det gælder som boligorganisation om at gøre brug af de aftaler, vi løbende forhandler på plads. For der er klækkelige besparelser at hente på den samlede drift af boligorganisationen, siger indkøbschef Henrik Reenberg.

Han understreger dermed vigtigheden af, at man i driften af boligselskaberne er særligt opmærksom på at komme over på de nye aftaler, så snart de bliver forhandlet på plads. For det er forudsætningen for, at den potentielle besparelse også reelt kommer boligorganisationen og dens beboere til gavn.

Godt på vej mod målsætningen

Med resultatet af den aktuelle opgørelse er indkøbsfunktionen godt på vej til at realisere den overordnede målsætning.

- Ambitionen var, at det solidariske indkøb sammen med skærpede krav om lokal konkurrenceudsættelse i gennemsnit skulle give kunderne en økonomisk gevinst på 1.250 kr. pr. lejemål om året - fordelt med 50 pct på solidarisk indkøb og 50 pct på konkurrenceudsættelse af lokale indkøb. Det er selvfølgelig stærkt tilfredsstillende at se, at vi allerede nu har leveret på den del, som vedrører det solidariske indkøb. Men det betyder ikke, at vi af den grund går på tidlig sommerferie. Der er flere områder, vi kommer til at kigge på i den kommende tid – og dermed er der også flere potentielle gevinster at hente, siger Henrik Reenberg.

Selv er han positivt overrasket over det tempo, hvormed besparelserne er opnået – men ikke mindre over, at det i en række tilfælde faktisk er lykkedes at få ikke blot en billigere, men også en bedre aftale.

- Noget af det, som har overrasket mig mest, har været den villighed og professionalisme, vi har mødt hos leverandørerne. I en række tilfælde har vi efter udbud og forhandling faktisk kunnet få et bedre produkt til en reduceret pris, fortæller han.

Ikke alt er gået efter planen

Men selvom det altså går strygende med at forhandle besparelser og attraktive leverandøraftaler på plads, så er der også dele af projektet, som ifølge indkøbschefen har givet udfordringer. Det gælder specifikt den it-løsning, som skulle gøre det enklere og mere effektivt at købe ind. Den er nemlig blevet udskudt i forhold til den oprindelige tidsplan.

- Vi er i øjeblikket i meget tæt dialog med vores systemleverandør, hvor vi presser på i forhold til, at den del, der handler om at skabe et mere brugervenlig digitalt indkøbssystem, forhåbentlig også kan falde på plads, siger Henrik Reenberg.

Indkøbsprojektet består helt overordnet af tre elementer: En række solidariske rammeaftaler for udvalgte indkøbskategorier. En indkøbspolitik, der beskriver hvordan, man skal agere, når man køber ind. Og et digitalt indkøbssystem, som skal understøtte indkøbsprocessen og sikre, at fx ordrebestilling og godkendelse af faktura foregår så effektivt og brugervenligt som muligt.

Men selvom sidstnævnte altså ikke er i luften endnu, så er det på ingen måde en hindring i forhold til at benytte de solidariske indkøbsaftaler og opnå de besparelser, som allerede er forhandlet på plads med leverandørerne.