Antallet af forbrugsregnskaber med skæringsdato 31/12 er blevet næsten fordoblet. Det er sket efter en lovændring om varmeforsyning, som har pålagt forsyningsselskaberne at omlægge deres regnskabsår, så det følger kalenderåret.
Og dét har sat ringe i vandet og også lagt et betydeligt ekstra arbejdspres på både måleleverandører og administrationsselskaberne, herunder også Domea.dk.
- I 2023 stod vi desværre i en – for beboere og boligorganisationer, men også for servicecentre og landscenter – helt utilfredsstillende situation med alt for mange forbrugsregnskaber, der ikke kunne leveres til tiden. Dét skal der ændres på. Og derfor har vi lagt en handleplan, som skal sikre, at forbrugsregnskaberne kan afsluttes og leveres til tiden, siger chef for Kundeøkonomi Kim Henry Jensen.
En række tiltag er gennemført
Tilbage i juli 2023 igangsatte Kundeøkonomi en grundig evaluering af samtlige opgaver og snitflader – såvel internt som eksternt – samt alle processer forbundet med opgørelsen af forbrugsregnskaber. Formålet var at afdække, hvor der er mulighed for optimering og forbedring for at imødegå risikoen for igen at stå med større forsinkelser. Og det har givet anledning til en række tiltag.
- På baggrund af evalueringen og de læringer vi har haft de seneste par år, har vi bl.a. omorganiseret os og etableret et forbrugsregnskabsteam, som nu er fuldtallige. Dvs. at vi har fire medarbejdere, som er 100 pct. dedikeret til opgaven. Derudover har vi i år også en projektleder tilknyttet teamet, som fungerer som tovholder og er med til at sikre, at alle processerne kører, som de skal, fortæller Kim Henry Jensen.
Og projektlederen er ikke en hr-hvem-som-helst. Kristian Sørensen har ledet en række større projekter siden 2016. Og så var han en del af projektteamet i forbindelse med implementeringen af netop den robot, som kører automatiseringsprocesserne på forbrugsregnskaberne, og som derfor er altafgørende for, at de kan blive klar til tiden.
- Jeg har siddet fysisk i forbrugsteamet siden 1. december sidste år. Så vi har allerede et rigtig godt samarbejde, og det giver virkelig meget, at man sidder sammen. Fordi jeg var en del af robot-implementeringen, har jeg et indgående kendskab til systemerne, og det er en stor fordel i det daglige arbejde. Fx hvis der undervejs opstår tekniske problemer, så taler jeg selv lidt ’robot-sprog’ og kan fungere som et naturligt bindeled mellem teamet og de udviklere, der sidder og koder robotten, forklarer Kristian Sørensen.
De ekstra ressourcer, omorganiseringen og ikke mindst en målrettet videreudvikling af automatiseringsprocesserne er alt sammen med til at lette det øgede arbejdspres, som de nye frister har medført. Men for at undgå forsinkelser er vi også meget afhængige af vores målerleverandører. Og derfor er det ifølge Kim Henry Jensen ekstra vigtigt at sikre både en tæt dialog og en god relation.
- Én ting er, hvad vi kan optimere internt. Men vi er også dybt afhængige af målerleverandørerne. Derfor har vi på forhånd afholdt en række møder med bl.a. Brunata for sammen at se på, hvordan vi kan sikre os, at vi får deres opgørelser korrekt og til tiden, siger Kim Henry Jensen.
Fristerne løber i perioden fra maj til juli
Siden nytår er der som sagt trådt ekstra hårdt i pedalerne i forbrugsteamet, hvor alle medarbejderne er blevet varslet overarbejde i første kvartal – ligesom øvrige kolleger i Kundeøkonomi har hjulpet med afstemninger og står klar i kulissen, så de kan springe til, når behovet opstår.
- Der vil dog altid være visse risici, vi ikke kan gardere os 100 pct. imod – fx sygdom eller uforudsete tekniske udfordringer. Men dét, vi kan garantere, er, at vi har fuldt fokus på opgaven og på at løse de eventuelle problemer, der måtte opstå undervejs, siger Kim Henry Jensen.
Og i forhold til frister og forsinkelser, tilføjer han:
- Vores ambitioner er høje, og vi knokler som sagt på for at kunne levere inden for fristerne. Og her skal vi lige huske, at det kun er ca. halvdelen af årsopgørelserne, der har skæringsdato 31/12. Den anden halvdel har først deadline senere, da vi typisk modtager årsopgørelserne løbende hen over årets første tre måneder. Den indsats, der er gjort hen over 2023, betyder også, at vi starter det nye år med tømte skriveborde. Samtlige forbrugsregnskaber for de sidste kvartaler i 2023 er leveret til tiden, og alle indsigelser er færdigbehandlet, siger Kim Henry Jensen.